1. Стороны и распределение ролей
Настоящее согласие даётся физическим лицом (далее — «Субъект ПДн») при использовании HR-платформы Avaltis HR (далее — «Платформа») в облачном режиме. Субъектом ПДн выступает работник или кандидат на трудоустройство организации, использующей Платформу (далее — «Заказчик»), либо пользователь личного кабинета Платформы.
Роли сторон различаются в зависимости от того, чьи данные обрабатываются:
- Данные работников и кандидатов Заказчика. Оператором персональных данных в смысле 152-ФЗ является Заказчик: он определяет цели и состав обрабатываемых данных. Индивидуальный предприниматель Грошев Леонид Петрович (далее — «Avaltis») обрабатывает эти данные по поручению Заказчика на основании Договора поручения обработки персональных данных (ст. 6 ч. 3 152-ФЗ). Наименование и адрес лица, осуществляющего обработку по поручению оператора, приведены в разделе 2 настоящего согласия (ст. 9 ч. 4 п. 6 152-ФЗ).
- Данные пользователя личного кабинета Платформы (учётная запись, контакты для входа и уведомлений, техническая активность в сервисе). Оператором выступает Avaltis, обработка ведётся на условиях Договора-оферты и Политики обработки персональных данных.
Настоящее согласие не заменяет и не отменяет согласий, которые Заказчик как работодатель получает от своих работников самостоятельно в силу трудового законодательства.
2. Реквизиты Avaltis
Наименование: Индивидуальный предприниматель Грошев Леонид Петрович
ИНН: 772706039381
ОГРНИП: 321774600430607
Адрес регистрации: 117452, г. Москва, ул. Азовская, дом 24, корпус 1, квартира 41
Email: privacy@avaltis.ru · Телефон: +7 999 969 91 10
Ответственный за организацию обработки ПДн: Грошев Леонид Петрович (Индивидуальный предприниматель)
Обработка персональных данных покрывается уведомлением, поданным в Роскомнадзор (регистрационный номер 100339195).
3. Цели обработки
Согласие даётся на обработку персональных данных в следующих целях (ст. 9 ч. 4 п. 4 152-ФЗ):
- ведение кадрового учёта Заказчика средствами Платформы: учёт рабочего времени, отпусков, больничных, командировок, переводов и иных кадровых событий;
- проведение оценки, аттестации и обучения персонала (performance-review, планы развития);
- подбор персонала: рассмотрение кандидатуры на вакансию, ведение карточки кандидата и коммуникации по ней;
- подписание кадровых электронных документов простой электронной подписью — в объёме раздела 7 настоящего согласия;
- предоставление доступа к личному кабинету Платформы и его работа: аутентификация, разграничение прав, направление служебных уведомлений;
- исполнение обязанностей, возложенных на оператора законодательством Российской Федерации.
4. Перечень персональных данных
Согласие даётся на обработку персональных данных в следующем составе (ст. 9 ч. 4 п. 5 152-ФЗ):
4.1. Данные пользователя личного кабинета
- фамилия, имя, отчество;
- адрес электронной почты;
- номер телефона;
- наименование организации и должность;
- данные авторизации (логин, хэш пароля);
- IP-адрес, данные о браузере, активность в сервисе.
4.2. Данные работника Заказчика
Состав определяется Заказчиком как оператором и может включать:
- фамилию, имя, отчество; дату рождения;
- контактные данные: номер телефона, адрес электронной почты;
- фотографическое изображение (портрет в карточке сотрудника) — если оно загружено Заказчиком;
- должность, подразделение, сведения о непосредственном руководителе;
- дату приёма на работу, текущий трудовой статус и дату увольнения;
- сведения о рабочем времени, отпусках, отсутствиях и командировках;
- оценки и комментарии в рамках performance-review, цели и планы развития;
- сведения о назначенном и пройденном обучении;
- тексты кадровых документов, формируемых Платформой по шаблонам Заказчика, — их состав определяется шаблоном и может включать данные, не перечисленные выше (например, паспортные и адресные данные, если Заказчик включил их в шаблон);
- сведения о подписании документов простой электронной подписью — в объёме раздела 7 настоящего согласия;
- иные данные, размещаемые Заказчиком в HR-функционале Платформы.
4.3. Данные кандидата на трудоустройство
Фамилия, имя, отчество, контактные данные, сведения об опыте работы, зарплатные ожидания, текст резюме, источник отклика, этап подбора, заметки рекрутёра и причина отказа. Кандидат — самостоятельная категория субъектов ПДн: трудовой договор с ним не заключён, поэтому основанием обработки выступает согласие субъекта (ст. 6 ч. 1 п. 1 152-ФЗ), а при наличии заключаемого договора — п. 5 той же части. Получение согласия кандидата — обязанность Заказчика; Платформа фиксирует факт получения, дату и способ.
5. Специальные категории персональных данных
Обработка сведений, относящихся к специальным категориям персональных данных (ст. 10 152-ФЗ), ведётся только при отдельном явном согласии Субъекта ПДн. Такое согласие даётся переключателем в личном кабинете («Профиль → Конфиденциальность») со следующей формулировкой:
Заказчик вправе заменить эту формулировку своей — в этом случае в личном кабинете отображается текст Заказчика, и он же является действующим.
Согласие фиксируется с указанием даты и времени и может быть отозвано тем же переключателем в любой момент, независимо от согласия на обработку данных, перечисленных в разделе 4 (ст. 9 ч. 2 152-ФЗ). Пока согласие не дано или устарело после публикации новой редакции документов, Платформа отклоняет сохранение текста при обнаружении в нём признаков сведений о здоровье — например, диагноза в комментарии к отсутствию. Проверка выполняется автоматически по перечню характерных слов и является страховкой от случайного ввода, а не гарантией: ответственность за состав вносимых сведений остаётся на том, кто их вносит.
Для кандидатов на трудоустройство механизм согласия на специальные категории ПДн не предусмотрен: Платформа блокирует сохранение и передачу таких сведений в карточке кандидата безусловно.
Специальные категории персональных данных и биометрические персональные данные не обрабатываются без отдельного согласия субъекта — в том же объёме, в каком это закреплено разделом 5.4 Политики обработки персональных данных.
6. Перечень действий с персональными данными и способы обработки
Согласие даётся на совершение следующих действий (ст. 9 ч. 4 п. 7 152-ФЗ): сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.
Обработка осуществляется как с использованием средств автоматизации, так и без таковых. Хранение данных осуществляется на серверах, расположенных на территории Российской Федерации. Трансграничная передача персональных данных не осуществляется.
Для оказания услуг могут привлекаться обработчики (хостинг, платёжные системы, провайдеры доставки уведомлений) на основании заключённых с ними соглашений о конфиденциальности; перечень предоставляется по запросу. При использовании AI-функций Платформы данные могут передаваться российским LLM-провайдерам в порядке раздела 7 Политики обработки персональных данных; сведения, относящиеся к специальным категориям ПДн, к такой передаче не допускаются.
7. Использование простой электронной подписи
Если Заказчик использует функционал подписания кадровых документов, Субъект ПДн даёт согласие на обработку своих контактных данных для целей простой электронной подписи (далее — ПЭП) в порядке ст. 9 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»:
- ключом ПЭП является одноразовый код подтверждения (OTP), направляемый на указанный Субъектом ПДн личный номер мобильного телефона или адрес электронной почты; эти данные обрабатываются в целях доставки кодов;
- при подписании фиксируются дата, время, IP-адрес и user-agent — они являются частью доказательства подписания и хранятся вместе с подписанным документом;
- электронные документы, подписанные ПЭП, признаются равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью, за исключением документов, для подписания которых законодательством Российской Федерации предусмотрено обязательное применение усиленной неквалифицированной либо усиленной квалифицированной электронной подписи. Такие документы ПЭП не подписываются.
ПЭП применяется при подписании работником следующих категорий кадровых документов:
- приказы о приёме на работу, о переводе;
- должностные инструкции;
- графики отпусков, заявления на отпуск;
- соглашения об ознакомлении с локальными нормативными актами;
- иные документы, не требующие согласно законодательству усиленной неквалифицированной либо усиленной квалифицированной электронной подписи.
Соглашение об использовании ПЭП по ст. 9 ч. 2 63-ФЗ заключается между работником и его работодателем — Заказчиком; Avaltis стороной этого соглашения не является и предоставляет техническое средство подписания. Порядок использования ПЭП и конкретный перечень подписываемых документов определяет Заказчик в своём положении об использовании ПЭП.
8. Срок действия и порядок отзыва
Согласие действует с даты его предоставления и до наступления одного из событий (ст. 9 ч. 4 п. 8 152-ФЗ):
- прекращения трудовых отношений с Заказчиком — для данных работника;
- завершения рассмотрения кандидатуры и истечения срока хранения, установленного Заказчиком, — для данных кандидата;
- прекращения действия договора между Заказчиком и Avaltis — для данных, обрабатываемых на Платформе;
- отзыва согласия Субъектом ПДн.
Согласие может быть отозвано в любой момент: в части специальных категорий ПДн — переключателем в личном кабинете, в остальной части — обращением к оператору (к Заказчику как работодателю либо, в части данных пользователя личного кабинета, по адресу privacy@avaltis.ru).
После отзыва обработка прекращается, за исключением случаев, когда она допускается законодательством без согласия субъекта: исполнение обязанностей, возложенных на оператора законом, и хранение документов в течение установленных сроков. Сроки хранения данных на Платформе приведены в разделе 6 Политики обработки персональных данных.
9. Права Субъекта персональных данных
Субъект ПДн имеет право:
- получать информацию о факте, целях, способах и сроках обработки своих ПДн;
- требовать уточнения, блокировки или удаления своих ПДн при их неполноте, неточности или незаконности обработки;
- отозвать своё согласие на обработку ПДн в любой момент;
- обжаловать действия оператора в Роскомнадзоре или в судебном порядке.
Обращения по данным работника или кандидата направляются оператору — Заказчику. Обращения к Avaltis направляются на адрес privacy@avaltis.ru. Срок ответа — не более 10 (десяти) рабочих дней со дня получения обращения; срок может быть продлён не более чем на 5 (пять) рабочих дней с уведомлением Субъекта ПДн о причинах продления (ст. 20 ч. 1, ст. 21 ч. 1 152-ФЗ).
10. Фиксация согласия и смена редакции
Комплект юридических документов (текст формулировки согласия, ссылка на Политику обработки ПДн и на настоящее согласие) публикуется в Платформе с номером редакции и датой публикации. Данное Субъектом ПДн согласие фиксируется вместе с номером редакции, действовавшей на момент его предоставления.
При публикации новой редакции с отметкой о существенном изменении ранее данное согласие считается относящимся к прежней редакции: Платформа сообщает Субъекту ПДн о необходимости подтвердить согласие заново и до подтверждения не считает его действующим.
11. Изменение настоящего документа
Актуальная редакция настоящего согласия всегда доступна по адресу avaltis.ru/legal/consent. О существенных изменениях пользователи уведомляются через личный кабинет или по электронной почте за 14 (четырнадцать) календарных дней до вступления изменений в силу.